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整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

2017年10月28日 [ コツ 整理整頓 書類 ]
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整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

 

家庭でも仕事でも、

整理整頓は

いつでも大きな課題の一つ。

 

そのなかでもやっかいなのが、

書類(手紙)。

 

その内容もさまざま。

 

仕事の業務に関わるものから、

周知、社内報的なもの、

子供の学校の手紙に

地域の市報や行事・・・。

 

つい、「後で」と後回しにすると、

あっという間に

山盛りになってしまいます。

 

まるで、デジカメやスマホで

取った写真のように。

 

そして、そんな書類が

たくさん溜まると、

うんざりして見たくなくなり、

ストレスになってします。

 

そこで、みるみる溜まる書類を

整理整頓して片づけるコツを

紹介します。

 

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整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

その1:書類を見る時間をお金に換算

書類を読むには、

当たり前ですが時間がかかります。

 

その時間、

もし働いていたとしたら、

いくらの収入を

得るはずだったでしょうか。

 

バイトだと時給1000円。

 

仕事をしているなら、

もっと時給は高いかもしれません。

 

書類を読むというのは、

このように考えると

ただではありません。

 

お金を払って

書類を読んでいるのですね。

 

では、目の前にある書類は、

お金を払ってまで

読む価値があるでしょうか。

 

そして、保存して、

繰り返しお金を払いながら、

読む価値があるでしょうか。

 

書類を読むときは、

「お金を払ってでも読みたいか」

という考えを持って

書類に臨んでみましょう。

 

すると、不思議と

じっくり読みたくない書類が

分かるようになります。

 

そんな書類は「要らない箱」へ。

 

「要らない箱」とは

週に1回、中身を処分する箱。

 

1週間、長くても2週間より後に

「要らない箱」に入っている書類が

必要になることはまずありません。

 

こうしておけば、

捨てるまえに必要かどうか

もう一度見直す必要もなし。

 

お金になる時間の節約にもなり、

書類の整理にもなるので、

一石二鳥ですね。

 

整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

その2:書類を分類

書類と一言でいっても、

その内容はさまざま。

 

そんな書類の量を減らすには、

書類を分類するのが先決。

 

手元に来た書類は、

次のように分類します。

 

・返事が必要な書類

・周知・予定が書かれた書類

・参考資料(仕事・分野別に)

・必要かどうか悩む書類

 

分類ごとに、

書類をどのように処理するかを

ご紹介します。

 

整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

その3:返事が必要な書類

返事が必要な書類は、

相手がこちらのリアクションを

待っているはず。

 

ここに分類された書類は、

時間を確保したら、

すぐに対応していきます。

 

まずは、

未対応の箱に入れます。

 

そして、対応が完了した書類は、

対応済の箱に入れておきます。

 

この箱の中の書類は、

一週間に一度というように、

定期的に処分していきます。

 

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整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

その4:周知・予定が書かれた書類

周知や予定が書かれた書類は、

メモを取れば必要なくなるもの。

 

だから、「予定表」として、

一つにまとめて管理します。

 

そのために、予定を一括管理できる

カレンダーやスケジューラーを

1つだけ決めて用意しておきます。

 

この予定表は、

毎夜1回、明日の分の確認と、

毎朝1回、当日分の確認するために、

必ず見るようにしましょう。

 

書類の整理の方法は、

書類に書かれた周知や予定を、

「予定表」にすべて書き写します。

 

こうすれば、

予定がひと目で分かるうえ、

重複したり、

忘れたりする危険が減ります。

 

書き写し終わった書類は、

ゴミ箱か、「要らない箱」に

入れます。

 

整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

その5:参考資料(仕事・分野別に)

仕事やPTAなど、

関わっていることについての書類は、

ざっと目を通してから、

分野別に分類してファイリング。

 

ファイリングが面倒なら、

分野別に箱を用意してもOK。

 

分野の分け方は、

仕事のプロジェクト名など

自分が分かりやすいように決めます。

 

ここでのポイントは、

詳細に分類せずに

ざっくりと大きめに分類することと

悩まないこと。

 

そして、

分野ごとの箱に入った書類を

探して読んだときは、

読んだ資料を一番前にしておきます。

 

こうすると、

よく見る資料ほど前の方にあるはず。

 

なぜなら、必要だと思っても、

見直すことになる資料は、

意外と少ないもの。

 

そして、年末など、

時期やタイミングがいいときに、

後ろの方の資料を処分しましょう。

 

整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

その6:必要かどうか悩む書類

必要がどうか悩む書類

という分類ですが、

要は、これまでに紹介した

3つの分類に該当しないものは、

すべてここに該当します。

 

お金を払ってまで

読む必要がない書類も

ここに分類します。

 

ここに分類された書類は、

すでに紹介した、

「要らない箱」に入れます。

 

整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

その7:登場した箱(ファイル)

書類を整理するときに、

登場した箱(ファイル)と、

書類の流れをまとめておきます。

 

返事が必要な書類

未対応の箱、対応済の箱。

 

書類は、まず未対応の箱に入れ、

対応したら、対応済の箱に入れます。

 

周知・予定が書かれた書類

予定表、要らない箱(ゴミ箱可)。

 

書類の内容を予定表に書き、

要らない箱(ゴミ箱可)に入れます。

 

参考資料(仕事・分野別に)

分野ごとのファイル(箱)。

 

書類は、

分野ごとに前からファイリング。

 

書類を読んだときは、

その書類を一番前に移動。

 

年度末など切りのいいタイミングで、

ファイルの後ろの方を処分。

 

必要かどうか悩む書類

要らない箱(ゴミ箱)。

 

書類は要らない箱に入れて置き、

1週間か2週間に1回処分。

 

整理整頓のコツ書類編!家庭や仕事で溜まる書類をスッキリ片付け

その8:まとめ

みるみる溜まる書類を

整理整頓するコツを紹介しました。

 

ここで紹介した方法は、

私のオリジナルの方法です。

 

ポイントは、

ほとんどの書類は

置いておいても見ないということ。

 

だから、どうすれば、

書類を「要らない箱」に

入れることができるかを

自分なりに整理できれば、

書類を処分しやすくなります。

 

不要な書類をできるだけ的確に

処分することが、

整理整頓につながります。

 

書類の整理の方法には、

いろんなものがあります。

 

ご紹介した方法も含めて

参考にしながら、

自分にしっくりくる方法を

見つけましょう。

 

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